Welche Typen von O365 Gruppen gibt es?

Im letzten Abschnitt haben wir festgestellt, wie wenig Sinn es macht die Erzeugung Ihrer O365-Gruppen von Mitarbeitern selbst vorzunehmen und dass Ihr ERP-System das doch viel besser können müsste.
Bevor wir mit diesem Gedanken aber weiter machen, lassen Sie uns zuerst noch einmal das Fazit des letzten Artikels ins Gedächtnis rufen:

Den Typ „Kundenauftrag“ haben wir schon identifiziert.
Die folgende Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Jeder Maschinenbauer arbeitet anders, daher werden Sie vermutlich noch einige Sonderfälle entdecken.

O365 Gruppentyp: Die Abteilung

Maschinenbauer sind in Abteilungen strukturiert. Zwar verschwimmen in den letzten Jahren die Grenzen zwischen Abteilungen immer stärker, weil viele Maschinenbauer zu Systemlieferanten mutieren und es daher viel mehr abteilungsübergreifende Projekte gibt, doch die klassische Abteilung wird es trotzdem noch lange geben.
Daher ist es unbedingt zu empfehlen eine O365-Gruppe pro Abteilung zu erzeugen.
Das mag erst einmal einfach klingen, doch steckt auch hier der Teufel im Detail. Somit sind Abteilungen häufig in kleinere Einheiten untergliedert.
Eine Abteilung „Information Technology“ wird vermutlich niemals eine O365-Gruppe „IT“ erhalten, es sei denn es handelt sich um ein kleines Unternehmen.
Normalerweise könnte die IT in mehrere O365-Gruppen aufgeteilt werden.
Zum Beispiel:

• Interne IT (Infrastruktur, Netzwerke, Server)
• Support (First-, Second-, Third-Level Support und Tickets)
• Enterprise Resource Planning
• Software Engineering

Alle vier Bereiche haben mit Sicherheit Gemeinsamkeiten. Vielleicht gibt es einen „Head Of IT“, der für alle Bereiche die disziplinarische Verantwortung trägt. Oder die Software-Engineering ist Teil der ERP-Gruppe, weil die meisten Programmierer SAP-Entwickler sind.
Es gibt hier keine pauschale Lösung und Sie werden vermutlich mehrere Anläufe benötigen, bis Sie eine Struktur entdeckt haben, die für Ihr Unternehmen passend ist.
Leider werden Sie auch feststellen, dass es niemals die perfekte Struktur gibt. Sie werden immer Kompromisse eingehen müssen und es wird immer Mitarbeiter geben, die nicht mit Ihrer Wahl zufrieden sind.
Eine gute Möglichkeit Ihre Abteilungsteams zu strukturieren können Hub-Seiten sein. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie zum Beispiel die vier oben genannten IT-Teams miteinander in Verbindung setzen, lesen Sie hier den offiziellen Beitrag von Microsoft.
Hub-Seiten sind jedoch ein Thema, was sehr stark das Thema Intranet und Navigation betrifft. Es gibt nicht viele Berührungspunkte zu O365-Gruppen.

O365 Gruppentyp: Der Kundenauftrag

Wie schon im letzten Artikel beschrieben werden Sie mit Sicherheit viel Zusammenarbeit benötigen, wenn es um Ihre Kundenaufträge geht. Hier besteht auch die größte Gefahr für Duplizierung, denn meistens ist jede Abteilung von einem Kundenauftrag betroffen (mit Ausnahme vielleicht von HR).
Daher müssen Sie aufpassen, dass Sie nicht pro Kundenauftrag auch zehn neue O365-Gruppen erzeugen. Bei dieser Orchestrierung möchte Ihnen der Ansatz von BasicSource helfen, der später noch im Detail beschrieben wird.
Falls Sie sich jedoch für einen Ansatz entscheiden, bei dem Sie pro Kundenauftrag nur eine O365-Gruppe erzeugen, werden Sie schnell den Unmut Ihrer Benutzer zu spüren bekommen.
Der Leiter der Konstruktion könnte z.B. etwas dagegen haben, dass Mitarbeiter des Einkaufs im selben Team wie seine Leute teilnehmen und daher auch seine Dokumente bearbeiten können.
BasicSource löst auch dieses Problem.
Mit großer Sicherheit werden Sie jedoch für Ihre Kundenaufträge O365-Gruppen nutzen wollen.

O365 Gruppentyp: Das Produkt

Die Organisation nach Kundenaufträgen mag zu einer weiteren Schwierigkeit führen.
Zum Beispiel könnte es sein, dass Ihr ERP-System die Kundenaufträge mit verschiedenen Positionen verwaltet.
Eine sehr verbreitete Idee ist ein Line-Item Ansatz, der z.B. so aussehen kann:

Kundenauftrag 4711-2020

In diesem Beispiel könnte der Prozess beim Kunden so aussehen:

Wäre es nun wirklich eine gute Idee nur eine O365-Gruppe für das Projekt „4711-2020“ anzulegen?
Die Antwort besteht aus mehreren Teilen:

• Aus Sicht Ihrer Sales-Organisation wäre es sinnvoll, denn aus Kundenperspektive tritt Ihr Unternehmen als eine geschlossene Einheit auf. Ihre Sales-Abteilung verkauft also die komplette Produktpalette und möchte daher an dem kompletten Aufrag zusammenarbeiten.
• Aus Produktionssicht ist es vermutlich nicht sehr hilfreich. Das liegt daran, weil die Bandanlage unabhängig von Schneidemaschine, Stapelanlage und Presse gefertigt werden könnte. Vielleicht haben Sie sogar eine eigene Business Unit für jedes Produkt.
  Wenn diese BUs unabhängig voneinander agieren, ist es vermutlich notwendig für jedes Einzelprodukt eine O365-Gruppe anzulegen.
• Aus Steuerungssicht wäre es wiederum sinnvoll, denn eine Steuerung ist für alle Produkte zuständig. Es wäre allerdings nicht sehr hilfreich die Steuerungs-Mitarbeiter mit den Sales Mitarbeitern in die selbe O365-Gruppe zu packen. Der Fokus der Zusammenarbeit ist einfach viel zu weit voneinander entfernt.
• Die Service-Abteilung, die vermutlich erst einige Monate nach der Auslieferung aktiv wird (z.B. für Ersatzteile, Wartung oder Inspektionen) wird sich ebenfalls für ein einzelnes Produkt interessieren und nicht für den ganzen Kundenauftrag.

Natürlich sind das alles nur mögliche Szenarien. Es gibt auch Unternehmen, deren ERP-System für jedes verkaufte Produkt auch einen Kundenauftrag hat. Auch hier steckt der Teufel natürlich im Detail.

O365 Gruppentyp: Die Produktionslinie

Oft arbeiten mehrere Produkte zusammen in einem Produktionsprozess. Im letzten Beispiel wäre die Bandanlage vollkommen sinnlos, wenn es nicht auch noch die anderen Produkte gäbe.
Aus der Perspektive Ihres Unternehmens kann das Zusammenspiel dieser Produkte sehr wichtig werden. In einem ERP-System lassen sich natürlich auch ganze Produktionslinien abbilden für die später auch O365-Gruppen angelegt werden können.

O365 Gruppentyp: Das abteilungsinterne Projekt

Vielleicht entwickelt die Steuerung für alle Bandanlagen ein neues HMI-Interface und wünscht sich nur für diese Entwicklung eine eigene O365-Gruppe. Ein solches abteilungsinternes Projekt sollte nicht mehr von Ihrem ERP-System verwaltet werden, denn es handelt sich schließlich um eine Entwicklung für alle zukünftigen Bandanlagen.
In diesem Fall sollten Ihre User in der Lage sein über eine O365-Gruppe an der neuen HMI zu arbeiten.

O365 Gruppentyp: Das abteilungsübergreifende Projekt

Wenn Sie z.B. eine komplett neue Anlage entwickeln möchten, die es bisher noch nicht in Ihrem Portfolio gab, so werden wohl alle Abteilungen oder sogar alle Standorte mit dieser Entwicklung beschäftigt sein. In einem solchen Fall benötigen Sie auf jeden Fall eine eigene O365-Gruppe für alle Abteilungen, die an der Entwicklung mit beteiligt sind. Auch dieser Typ ist von Ihrem ERP-System unabhängig.

O365 Gruppentyp: Der Kunde

Manchmal kann es sehr sinnvoll sein für einen wichtigen Kunden eine O365-Gruppe zu erzeugen. Vielleicht entwickeln Sie z.B. im Zuge eines Joint-Ventures gemeinsam mit einem eng vertrauten Kunden eine neue Steuerung und möchten daher einen externen Partner mit in Ihr Team aufnehmen.
Natürlich sind ihre Kundendaten im ERP-System gespeichert. Daher sollte auch ein solcher Gruppentyp nicht von einem Menschen, aber von Ihrem ERP-System erzeugt werden.

O365 Gruppentyp: Der Kundenstandort

Kunden können sehr groß sein und ebenfalls in mehrere Standorte unterteilt sein. Daher kann es sinnvoll sein eine O365 Gruppe für einige Standorte Ihrer Kunden zu erzeugen.
Z.B. ist es möglich, dass Sie eine Reihe an Arbeitsdokumenten für einen wichtigen Kunden in Indien bereitstellen müssen. In einem solchen Fall würde Ihr ERP-System sich auch um die Erzeugung einer solchen Gruppe kümmern.

Zusammenfassung

Dem aufmerksamen Leser wird aufgefallen sein, dass ein Teil der vorgestellten Gruppentypen von einem Menschen erzeugt werden sollten, ein anderer Teil jedoch von einer Maschine (z.B. im Auftrag des ERP-Systems).
Folgende Abbildung fasst die Typen noch einmal zusammen, wobei manuelle Gruppen grün und automatische Gruppen blau eingefärbt sind:

Fazit

Standardmäßig ist jede O365 Gruppe gleich. Im Maschinenbau sollten O365 Gruppen jedoch klar orchestriert und strukturiert werden.
Microsoft übernimmt diese Aufgabe natürlich nicht für Sie, weil das Produktportfolio einer O365-Gruppe auf alle Unternehmensarten passen sollte. Machen Sie nicht den Fehler diese Arbeit ungetan zu lassen.
BasicSource kann Ihnen einen Teil dieser Arbeit erleichtern.