GroupHive

Four steps to Teams success

Einführung

GroupHive ist eine Strategie, die es Ihrem Unternehmen erleichtert, effizient mit Microsoft Teams zu arbeiten. Sie besteht aus vier einfachen Schritten und kann mit Boardmitteln oder Third-party tools umgesetzt werden. Eines dieser Third-party tools ist die Azure-App ‚GroupHive‘, die als SaaS in Ihren Teams client eingebunden werden kann.
Die Strategie funktioniet aber auch mit anderen Lösungen oder sogar Boardmitteln.
Die folgenden vier Abschnitte gehen auf jeden der Schritte etwas genauer ein und erklären das Konzept. Auf Anweisungen für die konkrete technische Umsetzung wird hierbei mit Absicht verzichtet.
Strategie und technische Umsetzung sollten sowieso voneinander entkoppelt werden, damit eine bessere Rollenverteilung bei der jeweiligen Umsetzung ermöglicht wird.
Falls Sie aber doch mehr an den technischen Grundlagen interessiert sind und nicht an der Strategie selbst, lesen Sie gerne hier den ersten Grundlagenartikel zu Microsoft 365 Gruppen.
Falls Sie wissen möchten, wie Sie die Strategie mit GroupHive umsetzen können, präsentieren wir das Tool gerne. Nehmen hier Kontakt auf oder beantragen Sie das Tool sofort.

Schritt 1: Kategorien festlegen

Schon seit es Menschen gibt, gibt es auch Schritt 1.
Wundert Sie das? Falls ja, seien Sie beruhigt. Ich möchte hier keineswegs behaupten, dass Menschen schon vor tausenden von Jahren Microsoft Teams benutzt hätten.
Aber bei Schritt 1 geht es eigentlich gar nicht direkt um Teams, sondern um ein grundlegendes Prinzip, wie Menschen schon immer Ordnung gehalten haben. Und dieses Prinzip besteht darin Dinge in Kategorien einzuteilen.
Sie tun das beispielsweise schon bei sich zu Hause.
Alle Ihre Habseeligkeiten werden in Oberkategorien eingeteilt, die wir als „Räume“ bezeichnen.
Bei den meisten Dingen ist schnell klar in welchen Raum sie gehören:

  • Gläser gehören in die Küche
  • Zahnbürsten gehören ins Bad
  • Schraubenzieher gehören in die Werkstatt
  • etc.

Diese Kategorisierung macht uns das Leben einfach leichter und wir werden sogar in einem fremden Haushalt schnell finden, was wir brauchen.
Aber diese Oberkategorien reichen uns noch nicht. Auch innerhalb der einzelnen Räume kategorisieren wir weiter.
Zum Beispiel gibt es in der Küche wieder Unterkategorien, wie:

  • Messerblock
  • Fach für Teller
  • Fach für Tassen
  • Besteckschublade
  • etc.

Wenn wir uns an diese Kategorisierung halten, können wir auch in einer größeren Wohngemeinschaft den Überblick behalten und schaffen Ordnung. Wenn wir uns aber nicht daran halten, versinkt unsere Wohnung im Chaos.
Das Prinzip der Kategorisierung ist so einleuchtend, dass wir kaum noch einen Gedanken daran verschwenden und es intuitiv auf alle Lebensbereichen ausweiten. Nicht zuletzt auch auf die digitale Welt.

Leider gilt das nicht für Microsoft Teams.

Hier werfen Unternehmen alles in einen Topf, bis der entsprechende Tenant vor Teams überquillt. Das kann so weit führen, dass irgendwann niemand mehr genau weiß, wo welche Information zu finden ist.
Dieses Übel kann verhindert werden.
Und der erste Schritt auf diesem Weg heißt Kategorisierung.

Um das besser zu verstehen, schauen wir uns als erstes ein kleines Beispiel an.
Nehmen wir an, Ihr Teams-Tenant sähe aktuell folgendermaßen aus:

Es wird recht schnell klar, dass nicht alle Teams aus der Abbildung gleich sind.
Es gibt z.B. die Teams „Engineering“, „Marketing“ und „HR“, die alle Abteilungen sind und deswegen zusammengehören.
Die beiden Teams „08-015“ und „08-4711“ sind Kundenprojekte und gehören ebenfalls zusammen.
Und das einzige Team „Summerparty 2021“ steht ganz alleine da, was aber nicht bedeutet, dass es sich nicht auch einer Kategorie zuordnen ließe (z.B. Eventplanung)

Was halten Sie davon?
Könnte eine solche Kategorisierung nicht das Potential bieten mehr Ordnung in Ihrem Tenant zu schaffen?
Falls Sie mir zustimmen, lesen Sie gerne weiter, denn das war erst der Anfang.
Die wahren Vorteile einer solchen Struktur werden nämlich erst mit dem nächsten Schritt klar.