Schritt 4 – Lebenszyklus und Archivierung

Four steps to Teams success

Jedes Team hat einmal ein Ende. Und das ist auch gut so, denn wenn dies nicht so wäre, würde ihr Tenant über die Jahre vor neuen Teams überquellen.
Abgeschlossene Kundenprojekte, Firmenfeiern von 2018 oder sogar aufgelöste Abteilungen verdienen es einfach nicht mehr, länger teil Ihres Tenants zu sein.
Ihnen stehen nun drei Möglichkeiten zur Verfügung, wie Sie mit ausgedienten Teams umgehen können:

  1. Löschen
  2. Archivieren (genauer: „einfrieren“)
  3. Dokumente archivieren

Viele Mitarbeiter scheuen den ersten Punkt, weil sie Angst haben, dass irgendeine Information oder Datei aus dem Team doch noch irgendwann einmal gebraucht wird (was oft niemals der Fall ist). Aus diesem Grund ist es beliebt, Teams einfach Ewigkeiten bestehen zu lassen – ganz egal, ob darin noch aktiv zusammengearbeitet wird oder nicht.
Für diesen Fall ist das Archivieren der richtige Ansatz.
Hierbei kann man als Firma das gesamte Team archivieren – es bleibt dann im Tenant noch weiter bestehen und wird nur „eingefroren“, d.h. sein Inhalt kann nicht mehr verändert werden.
Außerdem taucht ein solches Team nicht mehr in der Teams-Liste des Clients auf, was natürlich die Übersicht erhöht.
Allerdings können hunderte archivierter Teams auch eine Last werden, denn es bleibt auch die gesamte Infrastruktur bestehen. Wie schon in einem der Grundlagenartikel erklärt, besteht ein Team schließlich aus viel mehr, als nur aus dem „Team“, und oft werden all diese Dinge einfach nicht mehr benötigt.
Es kann also auch eine Erleichterung sein nur die Dokumente eines Teams zu archivieren und das Team (mitsamt aller Resourcen) zu löschen.
Allerdings kann dies letztendlich nur der Besitzer eines Teams entscheiden und es gibt hier wohl kein richtig oder falsch.

Fest steht jedenfalls: Machen Sie sich als Unternehmen Gedanken über den Lebenszyklus Ihrer Teams. Dieser mag in bestimmten Kategorien sehr lang sein (z.B. bei Abteilungen), in anderen Kategorien hingegen sehr kurz (z.B. Event-Planung).
Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter – vor allem die Besitzer – in den notwendigen Techniken, damit Ihr Tenant auch in 10 Jahren noch sauber und aufgeräumt wirkt.

Alle vier Schritte sind iterativ

Wenn Sie alle vier Schritte gegangen sind, werden Sie es mit einem sauberen Tenant zu tun haben, in dem Ihre Mitarbeiter gerne über Microsoft Teams zusammenarbeiten.
Allerdings ist der Weg zu diesem Ziel oft etwas holprig, denn je größer ein Unternehmen ist, desto schwerer ist es auch, alle Mitarbeiter auf diesem Weg zu begleiten und entsprechend zu trainieren.
Außerdem sind alle vier Schritte als „Iteration“ gedacht. Das bedeutet, dass man sie nicht nur einmal gehen sollte, sondern immer wieder.
Vermutlich werden die ersten Durchläufe am schwersten und eine Menge Arbeit kosten. Doch mit jedem Mal wird es leichter und irgendwann brauchen Sie vielleicht nur noch 1x pro Jahr über jeden Schritt noch einmal nachdenken und eventuell neue Kategorien definieren, bzw. alte umbenennen oder entfernen.
Ihr Unternehmen lebt schließlich und daher sollte auch ihr Teams-Tenant lebendig sein und sich ständig den neuen Strukturen anpassen.

Wir wünschen Ihnen auf diesem Weg viel Erfolg!