Schritt 2 – Struktur festlegen

Four steps to Teams success

Im letzten Artikel haben Sie gelernt, dass es sinnvoll ist, die Teams Ihres Unternehmens in Kategorien einzuteilen.
Bevor wir an dieser Stelle weitermachen, möchte ich noch einmal auf das Beispiel aus dem Haushalt zurückkommen. Hierbei hatten wir festgestellt, dass Haushalte auf der ganzen Welt schon lange davon profitieren, dass auch hier alle Gegenstände in Kategorien (Räume) eingeteilt werden („Messer gehören in die Küche„), und diese Räume wieder in Unterkategorien (Fächer) („Gabeln gehören in die Besteckschublade„)
Der Hauptvorteil in dieser Kategorisierung besteht darin, dass wir Dinge nicht mehr suchen müssen, sondern uns nur sehr grob merken, in welchem Raum/Fach sich welcher Gegenstand befindet.
Doch es gibt noch einen zweiten Vorteil, der nicht sofort auf der Hand liegt:

Jede Kategorie hat ihre eigene Struktur

Somit legen wir Zahnbürsten nicht deswegen ins Badezimmer, damit jeder weiß, wo er nach seiner Zahnbürste suchen muss, sondern auch, weil die optimale Benutzung von Zahnbürsten eine bestimmte räumliche Struktur erfordert.
Somit ist Zähneputzen im Badezimmer einfach am leichtesten, weil es fließendes Wasser und Handtücher etc. gibt. Niemand würde auf die Idee kommen, sich z.B. im Bett die Zähne zu putzen oder in der Badewanne zu übernachten.

Alle Haushalte dieser Welt folgen also einer gemeinsamen Struktur. Angenommen es gäbe diese Struktur nicht, wäre auch die Kategorisierung in verschiedene Räume weniger hilfreich.

Ähnlich ist es auch bei Microsoft Teams.
Schauen wir uns zum Beispiel die beiden Kategorien „Abteilung“ und „Kundenprojekt“ noch einmal genauer an:

AbteilungenKundenprojekte
Dauer der ZusammenarbeitViele Jahre/JahrzehnteWochen – Monate
Änderungen geschehenSehr seltenWöchentlich, Monatlich
Struktur kann geändert werden vonSehr wenige PersonenAlle Vertriebsmitarbeiter
Externer Zugriff von Gästen erlaubt?NeinJa, Kunden
StandardkanäleAbwesenheit, Urlaubsplanung…Inbetriebnahme, Statusbericht…
Teil des IntranetsJaNein

Sie stellen also fest, dass die Teams bestimmter Kategorien Ähnlichkeiten aufweisen, die auf jeden Fall berücksichtigt werden sollten.
Definieren Sie diese Ähnlichkeiten!
Folgende Kriterien könnten Sie hierbei berücksichtigen:

  • Teams-Templates pro Kategorie (Apps, Kanäle…)
  • Sensivity labels pro Kategorie (Gastzugriff, Externer Zugriff…)
  • SharePoint-Templates pro Kategorie (für DMS)
  • Öffentliche Bereiche für jedes Team: Ja/Nein
  • Lebenszyklus pro Kategorie
  • Self-Service vs Team-Approval pro Kategorie

Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, allerdings sollten Sie auch nicht zu streng vorgehen. Es mag in der ersten Iteration der vier Schritte durchaus in Ordnung sein, sich nur sehr grob Gedanken über die Struktur jeder Kategorie zu machen. Die Feinheiten können auch später noch angepasst werden. Nichts ist in Stein gemeißelt.

Wir können unser Bild aus dem letzten Artikel also etwas erweitern:

Zusammenfassung Schritte 1 + 2

  • Durch das Kategorisieren von Teams legen Sie eine grobe Struktur fest (Wie die Räume einer Wohnung)
  • Alle Teams pro Kategorie teilen sich eine gemeinsame Struktur. Hier konzentrieren Sie sich auf die Feinheiten (Wie die einzelnen Fächer pro Raum)
  • Was Sie genau mit „Struktur“ meinen, ist Ihnen überlassen. Die obige Liste kann jedoch ein guter Anfang sein.
  • In bestimmten Kategorien kommen häufig neue Teams hinzu (z.B. Kundenprojekte/Events) und diese sollen von einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitern angelegt/aufgelöst werden können (z.B. nur Sales). Andere Kategorien sind viel starrer (z.B. Abteilungen)
  • Auch der Lebenszyklus pro Kategorie ist anders (Abteilungen gibt es über Jahre/Jahrzehnte, Kundenprojekte nur über Wochen/Monate)

Besonders den letzten zwei Punkten möchten wir noch etwas mehr Aufmerksamkeit schenken. Daher geht es im Schritt 3 weiter mit den Berechtigungen pro Kategorie.