Schritt 3 – Self-Service festlegen

Four steps to Teams success

Im letzten Artikel haben wir bereits festgestellt, dass alle Teams pro Kategorie bestimmte Gemeinsamkeiten aufweisen können. Diese schlagen sich in einer gemeinsamen Struktur nieder, wodurch mehr Ordnung innerhalb der Kategorien geschaffen wird.

Allerdings gibt es noch einen weiteren Aspekt, der die Teams pro Kategorie auszeichnet: Den sogenannten „Self-Service“.
Self-Service beschreibt die Möglichkeit, dass jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens eigene Teams erzeugen darf. Dies ist zwar auf der einen Seite hilfreich, denn viele Mitarbeiter fühlen sich in Ihrer Arbeit blockiert, wenn Sie lange auf ein Team warten müssen. Doch auf der anderen Seite können so auch in kurzer Zeit viele Team-Duplikate entstehen oder massenhaft Teams, in denen gar nicht mehr zusammengearbeitet wird.
Es gibt daher unter den Beratern inzwischen zwei Lager. Die einen behaupten der Self-Service sollte aktiviert sein (z.B. das Team von ShareGate – USA), andere behaupten der Self-Service sei eine Gouvernance-Gefahr und sollte das erste sein, was eine Firma deaktivieren sollte (oft deutsche Beratungshäuser).
Wie so oft im Leben liegt die Wahrheit aber irgendwo dazwischen.
Und hier hilft uns die bisherige Arbeit mit der Kategorisierung sehr weiter.

Nehmen wir zum Beispiel alle Teams aus der Kategorie „Abteilung“.
Vermutlich wird es in Ihrem Unternehmen nicht oft vorkommen, dass neue Abteilungen entstehen bzw. aufgelöst werden. Abteilungen sind langlebige Strukturen und können über Jahrzehnte bestehen.
Es wäre also nicht sehr ratsam, wenn jeder Mitarbeiter in der Lage wäre neue Abteilungs-Teams anzulegen. Diese administrative Aufgabe kann man getrost einer oder zwei Personen pro Standort überlassen.

Anders ist es vermutlich bei Ihren Kundenprojekten.
Ein Kundenprojekt ist nach einigen Wochen oder Monaten abgearbeitet und kann danach abgeschlossen werden. Es werden jedoch pro Jahr immer wieder neue Kundenprojekte entstehen (jedenfalls hoffen wir es für Sie).
Kundenprojekte sollten jedoch auch nicht von jederman angelegt werden können, sondern nur vom Vertrieb – oder vielleicht sogar indirekt durch ein ERP System.
Der Self-Service für „Kundenprojekt-Teams“ unterscheidet sich also offensichtlich vom Self-Service der „Abteilungs-Teams“:

Genauso mag es auch sehr „offene“ Kategorien geben, in denen jeder Mitarbeiter neue Teams anlegen können soll. Somit könnte man zum Beispiel allen erlauben neue Events zu planen und auch ein entsprechendes Team anzulegen.

Team-Approvals

Eine interessante Zwischenlösung sind Team-Approvals. Hierbei kann man in einer Kategorie eine Menge von Mitarbeitern definieren, die neue Teams genehmigen können.
Somit wäre es zum Beispiel möglich die Gruppe „Marketing“ als Approver für neue Eventplanungs-Teams festzulegen.
Legt ein Mitarbeiter nun ein neues Team „Sommerparty 2022“ an, müsste ein Marketingmitarbeiter dieses Team zuerst noch genehmigen und erst dann würde das Team auch wirklich erzeugt.

Team Sichtbarkeit

Nicht alle Teams in allen Kategorien sollten für alle Mitarbeiter sichtbar sein. Somit könnte es zum Beispiel sein, dass es eine Kategorie „Management“ gibt in der die Geschäftsführung für sich alleine Kollaborieren möchte.
Es wäre also denkbar alle Teams in dieser Kategorie zu „verstecken“, sodass der „normale Mitarbeiter“ solche Teams gar nicht erst zu Gesicht bekommt.

Zusammenfassung

Das Thema Self-Service scheint doch etwas umfangreicher zu sein, als man vorerst annehmen dürfte.
Pro Kategorie stellen sich also immer wieder dieselben Fragen:

  • Sollen alle Mitarbeiter neue Teams in dieser Kategorie anlegen können oder nur eine Gruppe?
  • Sollte es pro Kategoie eine Gruppe von „Approvern“ geben, die in der Lage ist entsprechende Teams zu genehmigen?
  • Sollen alle Mitarbeiter die Teams einer Kategorie sehen können oder nur eine Gruppe?

Ein Hinweis zum Schluss

Auch wenn in Schritt 3 nur das Erzeugen/Ansehen von Teams behandelt, geht das Thema Berechtigungen viel tiefer. Innerhalb bestimmter Teams-Kategorien kann es daher sinnvoll sein, sich noch etwas eingehender mit dem Thema zu beschäftigen. Weil es hier sehr individuell pro Unternehmen wird, lassen wir das Thema jedoch absichtlich aus dem Vier-Schritte-Plan heraus, der ja so allgemein wie möglich gehalten werden soll. Lesen Sie hierzu auch den Artikel zum Thema Berechtigungen.

Hier geht es weiter zum letzten Schritt.