Die Gefahren einer offenen Kollaborationswelt

Im vorherigen Abschnitt haben wir festgestellt, dass das Erzeugen eines neuen MS-Teams viel mehr Potenzial bietet, als auf den ersten Blick sichtbar ist.
Dieses Potenzial zu nutzen erfordert jedoch eine saubere Kontrolle, die von Microsoft allerdings komplett in die Verantwortung der Kunden gegeben wird. Aus gutem Grund!
In diesem Artikel möchten wir uns zu Anfang dieser Herausforderung bewusst werden und uns anschließend eine mögliche Lösung anschauen.
Schauen wir uns zunächst einmal die Schwierigkeiten an, denen Sie und Ihre Mitarbeiter begegnen werden, wenn Sie O365 in der Standardauslieferung belassen.

Unkontrolliertes Erzeugen von O365-Gruppen

Es gibt verschiedene Tools mit denen O365 Gruppen erzeugt werden können. Wenn Sie noch nicht wissen welche das sind, schauen Sie sich auf dieser Seite eine kurze Zusammenfassung an oder besuchen Sie die ausführliche Beschreibung auf der Microsoft Seite.
Es ist absolut erforderlich den dort vorgestellten Zusammenhang zu verstehen, um eine intelligente Kollaborationslösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Wenn Sie Ihren Usern diese Tools ohne Einschränkung zur Verfügung stellen, wird Ihre O365 Landschaft früher oder später so aussehen, wie ihre Netzlaufwerke: Ein absolutes Chaos.
Weil die Standardeinstellung jedoch ein Erzeugen der Gruppen aus allen möglichen Apps zulässt, sollten Sie sich genau überlegen, ob das wirklich der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist.
Schauen wir uns zu Anfang ein einfaches Beispiel an.

Zusammenarbeit an einer Maschine

Stellen Sie sich vor, Sie haben soeben ein neues Kundenprojekt gestartet. Sie möchten im ersten Quartal 2021 eine Maschine an Ihren Kunden „Aquapham GmbH“ ausliefern.
In Ihrem ERP System werden nun folgende Daten zu dem Projekt hinterlegt:

Projektnummer: 4711-2020
Kunde: Aquapham GmbH
Maschinenbezeichnung: TDE 50
Kategorie: Schneideanlage

Natürlich gibt es mehrere Abteilungen, die sich um das entsprechende Projekt kümmern.
Ein technisch versierter Kollege arbeitet schon länger mit SharePoint und legt für sein Team eine Teamseite an, um dort gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.
Kurze Zeit später bekommt dieser Kollege in der Cafeteria mit, wie der Steuerungsmanager begeistert von Microsoft Teams erzählt und wie praktisch es ist dort gemeinsam an dem neuen Projekt zu arbeiten.
Das will sich unser Ingenieur natürlich nicht entgehen lassen und legt am nachmittag auch noch ein Team für die entsprechende Maschine an.
Durch diese Aktion wird jedoch auch eine neue O365-Gruppe angelegt. Im Hintergrund ist also folgendes passiert:

Es gibt also inzwischen schon zwei Orte wo eine Abteilung Dokumente für eine Maschine ablegt.
Der administrative Aufwand ist also gestiegen, denn Sie müssen als Admins nicht nur den Überblick darüber behalten, welche Daten wo abgelegt werden, sondern haben jetzt auch zwei unabhängige Mitgliederlisten für den Zugriff auf Ihre Gruppen. (Falls Ihnen die Begriffe „Member“ und „Owner“ nichts sagen, lesen Sie diese kurze Zusammenfassung und was Sie beachten sollten.)
Das hier vorgestellte Beispiel verschärft sich natürlich noch, sobald auch noch andere Abteilungen Teams, Outlook-Gruppen, Pläne etc. für das Projekt „4711-2020“ erzeugen. Sie sind also auf dem besten Weg in einen administrativen Albtraum.
Dies führt uns dann auch zu unserer ersten best-practice im Umgang mit O365 Gruppen:

Lassen Sie also nicht zu, dass Ihre Benutzer in Ihrer O365 Landschaft machen können, was sie wollen.
So etwas ist nur dann empfehlenswert, wenn ein Großteil Ihrer Mitarbeiter technisch so versiert ist, dass die Konzepte einer O365 Gruppe vollständig verstanden werden. Im deutschen Maschinenbau ist dieses Verständnis aber auf keinem Fall gegeben.
Welchen Weg BasicSource empfiehlt werden wir später besprechen.

Alle Apps beschränken

Angenommen Sie folgen der Best Practice aus dem letzten Abschnitt und beschränken das Erzeugen Ihrer Gruppen auf den MSTeams-Client.
Auf diese Weise würden Sie zumindest verhindern, dass ein unwissender Benutzer mehrere O365-Gruppen erstellt.
Das reicht aber leider noch nicht aus, denn sobald die Schneidemaschine aus dem letzten Beispiel noch eine Steuerung erhalten soll, ist es sehr wahrscheinlich, dass einer der SPS-Programmierer ebenfalls ein eigenes MSTeam für seine Entwickler anlegt.
Schon nach kurzer Zeit wird Ihre Landschaft zwar einheitlich aber immer noch chaotisch sein:

Dieses Beispiel ist noch harmlos.
Im schlimmsten Fall entstehen in einer Abteilung mehrere Teams (also O365 Gruppen) und wenn Sie weltweit mehrere Standorte haben läuft das Ganze viel schneller aus dem Ruder als Sie noch kontrollieren können.
Lassen Sie uns die Best Practice aus dem letzten Beispiel also noch verstärken:

Das Erzeugen von neuen Teams, Plänen, Outlook Gruppen etc. kann deaktiviert werden. Dieser Artikel kann dabei eine Hilfe sein.

Wer sollte O365 Gruppen erzeugen?

Wenn Ihre Benutzer also keine Gruppen erzeugen dürfen, wer soll es stattdessen tun?
Bevor wir hierauf eine Antwort geben, lassen Sie uns zuerst noch eine Feststellung machen:

Und je nach Typ fällt die Antwort anders aus.
Zum Beispiel haben wir im letzten Abschnitt schon einen sehr wichtigen Typ kennengelernt: Einen Kundenauftrag.
Jeder Maschinenbauer lebt von seinen Kundenaufträgen und es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie für jeden Ihrer Kundenaufträge auch eine O365-Gruppe haben möchten.
Und wer hat die Kontrolle über Ihre Kundenaufträge? Natürlich Ihr ERP-System!
Man könnte also sagen, dass Ihr ERP-System auch Ihre O365-Gruppen erzeugen sollte.
Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Ihr ERP-System macht keine Fehler und kann Ihre Gruppen einheitlich benennen. Z.B. immer {KundenName}_{Projektnummer}_{Maschinenbezeichnung}
• Ihr ERP-System verfügt auch über alle anderen Metadaten, wie z.B. die Seriennummern Ihrer Maschine etc. und könnte doch alle Dokumente, die in Ihren Teamseiten liegen sofort entsprechend verschlagworten. Das erleichtert das Suchen ungemein. Ein Mensch würde diesen Aufwand aber niemals betreiben.
• Ihr ERP-System kennt Ihre User und kann auch die Mitgliedschaften selbst pflegen. Es müsste somit niemand immer wieder dieselbe Liste an Mitarbeitern als Owner/Member definieren.

Wieso sollte man in Zeiten der Automatisierung also darauf verzichten nicht auch die eigene Zusammenarbeit zu automatisieren?
Das ist die Idee hinter BasicSource.
Lesen Sie im nächsten Artikel welche Typen von O365 Gruppen es im Maschinenbau noch gibt.