If blabla m das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten geht, haben sich seit dem Beginn der Digitalisierung zwei Technologien im Maschinenbau durchgesetzt:
- Netzlaufwerke
Die E-Mail wird verwendet, um sich zu bestimmten Themen auszutauschen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten (Kollaboration).
Die Dokumente werden anschließend in einer Ordnerstruktur abgelegt oder im schlimmsten Fall als E-Mail Anhang in irgendeinem Postfach gespeichert (Persistenz).
Der unschlagbare Vorteil beider Tools liegt auf der Hand:
Sie sind extrem universell einsetzbar und jeder weiß, wie sie zu bedienen sind.
Ein internationaler Konzern kann E-Mails genauso einsetzen, wie ein Einzelunternehmer. Und weil ein Netzlaufwerk sich von der Bedienung her kaum von einem lokalen Speicherplatz unterscheidet, weiß auch jede Privatperson, wie sie Dokumente in Ordnern strukturieren kann.
Bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße können beide Tools auch sehr sinnvoll eingesetzt werden und es bedarf kaum anderer Technologien. Doch sobald Unternehmen wachsen, stehen sie vor neuen Herausforderungen:
- Die große Flexibilität von E-Mail und Netzlaufwerken wandelt sich zu einem Nachteil, weil jede Abteilung ihre Dokumente so strukturieren kann wie sie möchte. Diese Willkür führt unweigerlich zu Chaos.
- Es ist nach kurzer Zeit nicht mehr nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter über welche Berechtigungen verfügt.
- Es gibt Gesetze, die für bestimmte Typen von Dokumenten eine Aufbewahrungspflicht erfordern. Solche Dokumente werden meistens ausgedruckt und in einem analogen Archiv gelagert. Dies ist nicht nur teuer, sondern erschwert das Auffinden alter Dokumente.
- Die Abbildung von Geschäftsprozessen durch Dokumentenlenkung ist nicht möglich.
- Das Suchen von Dokumenten wird stark erschwert.
- Die Klassifizierung von Dokumenten (z.B. Vertraulich, Öffentlich, Sehr Vertraulich etc.) ist nicht möglich.
- Es ist schwierig gemeinsam mit externen Partnern an Dokumenten zu arbeiten.
- Bestimmte Dateiformate, z.B. Zeichnungen oder Quellcodes, erfordern eine Sonderstellung. Zum Beispiel ist es wünschenswert eine Zeichnung nach dem Abspeichern sofort in alle üblichen Formate umzuwandeln oder eine Historie zu pflegen. Solche Funktionen bietet ein Netzlaufwerk nicht.
Es lassen sich eine Vielzahl weiterer Nachteile finden.
Die große Hoffnung, die ursprünglich einmal in Dateisysteme und E-Mails gesetzt wurde ist also enttäuscht worden. Dies zieht unweigerlich die Einführung weiterer Tools nach sich.
Jedes dieser Tools übernimmt anschließend die Verantwortung für eine bestimmte Art von Dokument.
Die folgende Liste hat nicht den Anspruch auf Vollständigkeit:
- Ein Archivsystem mit spezieller Hardware, damit Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Verträge, Schriftverkehr auch erfüllt werden können, ohne Dokumente auszudrucken.
- PLM-Systeme zum Verwalten von technischen Zeichnungen.
- Quellcodeverwaltungssysteme
- Suites wie Office365, die das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ermöglichen.
- DMS/ECM (Dokumenten Management Systeme, Enterprise Content Management Systeme) für die ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten.
Natürlich sind die Übergänge fließend.
Somit gibt es z.B. Archivsysteme, die gemeinsam mit Plugins für ERP-Anwendungen den Anspruch erheben auch ein DMS oder sogar ECM-System zu sein.
Umgekehrt gibt es genauso Tools, die Kollaborations-Plattformen wie SharePoint mit einem Archiv untermauern. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt und auch die Begriffe DMS/ECM sind nicht klar definiert. Oft werden beide sogar synonym verwendet, was jedoch genau betrachtet ein Fehler ist, weil DMS meistens als Teil von ECM verstanden wird.
Was ist also BasicSource?
Die Antwort besteht aus zwei Teilen:
- BasicSource ist eine Philosophie, wie das Thema Kollaboration im Maschinenbau umgesetzt werden kann.
Die auf dem Markt befindlichen Tools bringen zwar eine Reihe an Funktionalitäten mit, sind jedoch meist auf alle möglichen Geschäftsbereiche anwendbar und daher fehlt es an einer Spezialisierung für den Maschinenbau. - BasicSource ist außerdem ein Software-Projekt, was Ihnen dabei helfen möchte Ihre Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Als Beispiel wird Office365 verwendet, theoretisch lässt sich die Idee aber auf alle Suites für Zusammenarbeit anwenden.
Natürlich lassen sich viele der hier vorgestellten best-practices auch auf andere Branchen übertragen. Die Grundidee ist jedoch auf den Maschinenbau begrenzt und dieser Fokus soll auch nicht verloren gehen.
BasicSource verfolgt außerdem den Ansatz alle best-practices kostenfrei und für Sie relevante Teile des Quellcodes als open-source Plattform zur Verfügung zu stellen.
Wenn Sie Interesse haben lesen sie im nächsten Artikel weiter, wie die Grobstruktur Ihrer unternehmensinternen Kollaboration mit O365 aussehen kann.
Falls Sie kein O365 haben lässt sich das Prinzip aber auch auf andere Suites übertragen.
Wenn es um das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten geht, haben sich seit dem Beginn der Digitalisierung zwei Technologien im Maschinenbau durchgesetzt:
- Netzlaufwerke
Die E-Mail wird verwendet, um sich zu bestimmten Themen auszutauschen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten (Kollaboration).
Die Dokumente werden anschließend in einer Ordnerstruktur abgelegt oder im schlimmsten Fall als E-Mail Anhang in irgendeinem Postfach gespeichert (Persistenz).
Der unschlagbare Vorteil beider Tools liegt auf der Hand:
Sie sind extrem universell einsetzbar und jeder weiß, wie sie zu bedienen sind.
Ein internationaler Konzern kann E-Mails genauso einsetzen, wie ein Einzelunternehmer. Und weil ein Netzlaufwerk sich von der Bedienung her kaum von einem lokalen Speicherplatz unterscheidet, weiß auch jede Privatperson, wie sie Dokumente in Ordnern strukturieren kann.
Bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße können beide Tools auch sehr sinnvoll eingesetzt werden und es bedarf kaum anderer Technologien. Doch sobald Unternehmen wachsen, stehen sie vor neuen Herausforderungen:
- Die große Flexibilität von E-Mail und Netzlaufwerken wandelt sich zu einem Nachteil, weil jede Abteilung ihre Dokumente so strukturieren kann wie sie möchte. Diese Willkür führt unweigerlich zu Chaos.
- Es ist nach kurzer Zeit nicht mehr nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter über welche Berechtigungen verfügt.
- Es gibt Gesetze, die für bestimmte Typen von Dokumenten eine Aufbewahrungspflicht erfordern. Solche Dokumente werden meistens ausgedruckt und in einem analogen Archiv gelagert. Dies ist nicht nur teuer, sondern erschwert das Auffinden alter Dokumente.
- Die Abbildung von Geschäftsprozessen durch Dokumentenlenkung ist nicht möglich.
- Das Suchen von Dokumenten wird stark erschwert.
- Die Klassifizierung von Dokumenten (z.B. Vertraulich, Öffentlich, Sehr Vertraulich etc.) ist nicht möglich.
- Es ist schwierig gemeinsam mit externen Partnern an Dokumenten zu arbeiten.
- Bestimmte Dateiformate, z.B. Zeichnungen oder Quellcodes, erfordern eine Sonderstellung. Zum Beispiel ist es wünschenswert eine Zeichnung nach dem Abspeichern sofort in alle üblichen Formate umzuwandeln oder eine Historie zu pflegen. Solche Funktionen bietet ein Netzlaufwerk nicht.
Es lassen sich eine Vielzahl weiterer Nachteile finden.
Die große Hoffnung, die ursprünglich einmal in Dateisysteme und E-Mails gesetzt wurde ist also enttäuscht worden. Dies zieht unweigerlich die Einführung weiterer Tools nach sich.
Jedes dieser Tools übernimmt anschließend die Verantwortung für eine bestimmte Art von Dokument.
Die folgende Liste hat nicht den Anspruch auf Vollständigkeit:
- Ein Archivsystem mit spezieller Hardware, damit Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Verträge, Schriftverkehr auch erfüllt werden können, ohne Dokumente auszudrucken.
- PLM-Systeme zum Verwalten von technischen Zeichnungen.
- Quellcodeverwaltungssysteme
- Suites wie Office365, die das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ermöglichen.
- DMS/ECM (Dokumenten Management Systeme, Enterprise Content Management Systeme) für die ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten.
Natürlich sind die Übergänge fließend.
Somit gibt es z.B. Archivsysteme, die gemeinsam mit Plugins für ERP-Anwendungen den Anspruch erheben auch ein DMS oder sogar ECM-System zu sein.
Umgekehrt gibt es genauso Tools, die Kollaborations-Plattformen wie SharePoint mit einem Archiv untermauern. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt und auch die Begriffe DMS/ECM sind nicht klar definiert. Oft werden beide sogar synonym verwendet, was jedoch genau betrachtet ein Fehler ist, weil DMS meistens als Teil von ECM verstanden wird.
Was ist also BasicSource?
Die Antwort besteht aus zwei Teilen:
- BasicSource ist eine Philosophie, wie das Thema Kollaboration im Maschinenbau umgesetzt werden kann.
Die auf dem Markt befindlichen Tools bringen zwar eine Reihe an Funktionalitäten mit, sind jedoch meist auf alle möglichen Geschäftsbereiche anwendbar und daher fehlt es an einer Spezialisierung für den Maschinenbau. - BasicSource ist außerdem ein Software-Projekt, was Ihnen dabei helfen möchte Ihre Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Als Beispiel wird Office365 verwendet, theoretisch lässt sich die Idee aber auf alle Suites für Zusammenarbeit anwenden.
Natürlich lassen sich viele der hier vorgestellten best-practices auch auf andere Branchen übertragen. Die Grundidee ist jedoch auf den Maschinenbau begrenzt und dieser Fokus soll auch nicht verloren gehen.
BasicSource verfolgt außerdem den Ansatz alle best-practices kostenfrei und für Sie relevante Teile des Quellcodes als open-source Plattform zur Verfügung zu stellen.
Wenn Sie Interesse haben lesen sie im nächsten Artikel weiter, wie die Grobstruktur Ihrer unternehmensinternen Kollaboration mit O365 aussehen kann.
Falls Sie kein O365 haben lässt sich das Prinzip aber auch auf andere Suites übertragen.
