Dieser Artikel beschreibt, was Metadaten sind und stellt anschließend drei Typen von Metadaten vor.
Wenn Sie bereits mit SharePoint-Metadaten vertraut sind, können Sie die Einführung überspringen und sofort zum zweiten Abschnitt springen.
Was sind Metadaten?
Erklärung
Arten von Metadaten
Wie im letzten Abschnitt erwähnt, kann ein Metadatum einen Datentyp haben. Z.B. Text, Nummer, Datum etc.
Doch Metadaten unterscheiden sich noch in einem weiteren Punkt voneinander.
Und zwar in der Art ihrer Erzeugung.
Wir unterscheiden hierbei:
- System-Metadaten
- Manuelle Metadaten
- Automatische Metadaten
System-Metadaten
System-Metadaten werden automatisch von SharePoint gesetzt und sind vom Benutzer nicht veränderbar.
Wenn Sie z.B. eine neue Datei hochladen, so wird diese sofort nach der Erzeugung folgende Informationen erhalten:
- Erstellt von … [Ihr Name]
- Erstellt am [das heutige Datum und die Zeit]
- Version: 0.1 oder 1.0, je nach Versionsstrategie
- …
Alle diese Metadaten sind sehr hilfreich und werden automatisch vom System gesetzt. Sie sind vergleichbar mit den NTFS-Attributen von Dateien auf Ihrer Festplatte. Auch hier gibt es eine ganze Menge von System-Attributen:
Weil diese Metadaten vom System (SharePoint) gesetzt werden, nennen wir sie System-Metadaten.
Manuelle Metadaten
Manuelle Metadaten werden von Benutzern gesetzt. Eines der wohl bekanntesten dieser Metadaten wäre „Dokumententyp“.
Der Dokumententyp könnte z.B. sein:
- Handbuch
- Zeichnung
- Quartalspräsentation
- …
Der Autor eines Dokumentes ist der einzige, der weiß, um was für einen Dokumententyp es sich handelt. Aus diesem Grund ist auch er dafür verantwortlich den Wert des Metadatums zu bestimmen.
Weil diese Metadaten manuell gesetzt werden, nennen wir sie „manuelle Metadaten“.
Automatische Metadaten
Manche Metadaten müssen nicht vom Benutzer gesetzt werden, sind aber auch keine Systemmetadaten.
Z.B. könnte es eine Gruppe geben, die im Kontext eines Kundenprojektes in GroupHive erzeugt wurde. Dieser Kundenauftrag hat bereits eine Menge Informationen, die aus Ihrem ERP-System kommen:
- Kundenname
- Seriennummer
- Auftragsnummer
- …
Diese Informationen sollten automatisch an alle Dokumente gehängt werden, die in einer Gruppe erzeugt werden.
Ihre Mitarbeiter müssen sich um diese Metadaten nicht kümmern, denn der Single Point of Truth liegt schließlich in Ihrem ERP-System. Sie möchten Daten im Optimalfall nur einmal eingeben müssen.
Aus diesem Grund brauchen solche Metadaten nicht vom Benutzer festgelegt werden, sondern GroupHive erledigt diese Arbeit.
Wir nennen diese Metadaten auch „automatische Metadaten“.
